Dogovorimo zajednički cilj: da se knjige lako pronađu, da posudbe budu vidljive i da polica ne postane odlagalište. Prije bilo kakvog premještanja, mi definiramo što „uredno” znači u našem domu (brzo snalaženje, estetski dojam ili maksimalan kapacitet). Zatim biramo jednostavna pravila koja se mogu održavati tjedno, ne jednom godišnje.
Prvi korak je kratki inventar, ali bez perfekcionizma: mi brojimo otprilike koliko imamo naslova i gdje se trenutno nalaze. Bilježimo tri skupine: često korišteno, povremeno i rijetko. U istom prolazu izdvajamo duplikate i primjerke koji su u lošem stanju za popravak ili zamjenu.
Drugi korak je čišćenje prostora, a ne „čišćenje savjesti”. Mi uklanjamo sve što nije knjiga ili pripada knjigama (nasumični papiri, suveniri bez namjene) te ostavljamo samo nekoliko stabilnih ukrasa. Provjerimo nosivost polica i osiguramo da teže knjige stoje niže radi sigurnosti i praktičnosti.
Treći korak je plan zone: mi kućnu knjižnicu dijelimo na 4–6 jasnih cjelina koje odgovaraju našim navikama. Primjer iz prakse: jedan dio ide za svjetsku povijest, drugi za umjetnost i kulturu, treći za učenje jezika, a četvrti za beletristiku. U svakoj zoni ostavimo malo „zraka” za novopristigle naslove kako se sustav ne bi odmah raspao.
Četvrti korak je odabir rasporeda unutar zone, s jasnim pravilom koje svi razumijemo. Mi biramo jedno dominantno načelo: abeceda po autoru, podžanr, jezik ili format, i držimo se toga. Za vodič kroz žanrove dogovorimo boju naljepnice na hrptu ili mali karton na polici, bez previše kodiranja.
Peti korak je rješavanje posebnih tipova knjiga koje često remete red. Mi knjige kratkih priča i „za odmor” stavljamo na lako dostupno mjesto jer se brzo uzimaju i vraćaju. Klasike držimo zajedno ili unutar žanra, ali uz oznaku „osnovni fond”, a knjige za mlade čitatelje spuštamo niže da budu dohvatljive i poticajne.
Šesti korak je vidljivost sadržaja koji se koristi za učenje i rad. Mi udžbenike jezika organiziramo po jeziku, zatim po razini, i uz njih držimo bilježnice ili kartice u jednoj kutiji. Za knjige o povijesti svijeta dodamo tanku razdjelnicu po razdobljima (npr. antika, srednji vijek, moderno) kako bi pretraživanje bilo brzo.
Sedmi korak je jednostavan sustav posudbi i povrata koji ne traži aplikaciju. Mi koristimo jednu „posudbenicu” na papiru ili malu bilješku u zajedničkoj bilježnici: tko je uzeo, koji naslov i datum. Uz to imamo jednu policu ili kutiju za „u povratku” kako se knjige ne bi rasule po stanu.
Osmi korak je ugradnja mjesta za inspiraciju, ne za nered. Mi držimo mali odjeljak „sljedeće čitanje” s 5–10 naslova, uz pravilo da se nakon izbora odmah puni novim kandidatom. Tu ubacimo i kratki podsjetnik „kako odabrati sljedeću knjigu”: raspoloženje, duljina, tema i je li vrijeme za nešto novo ili provjereno.
Deveti korak je dokumentiranje bez preopterećenja, posebno ako pratimo intervjue s autorima ili novitete. Mi vodimo lagani popis u tablici s poljima: autor, naslov, tema, gdje stoji na polici i status (pročitano/na čekanju). Za svjetsku književnost ukratko dodamo oznaku zemlje ili regije, što olakšava tematske mjesece čitanja.